La importancia de las pruebas en un MASC: negociar también es documentar

Cuando surge un conflicto, muchas personas centran toda su atención en explicar lo ocurrido y defender su posición. Sin embargo, existe otro aspecto que puede ser igual de importante: conservar la documentación que permita acreditar las actuaciones realizadas.

En el contexto de los Medios Adecuados de Solución de Controversias (MASC), documentar correctamente las comunicaciones y el desarrollo de la negociación puede resultar esencial, especialmente cuando sea necesario demostrar que se ha intentado una solución extrajudicial antes de presentar una demanda.

¿Qué documentación conviene conservar?

Aunque cada caso requiere un análisis particular, es recomendable guardar los documentos relacionados con el origen del conflicto y con los intentos de resolverlo.

Entre ellos pueden encontrarse:

Contratos, pólizas, facturas y otros documentos relacionados con la reclamación.
Comunicaciones enviadas y recibidas.
Justificantes de envío y recepción.
Fechas de las propuestas y de las respuestas.
Documentos que permitan acreditar la finalización de la negociación y su resultado.

La documentación debe ser pertinente y suficiente para las circunstancias concretas del caso. No se trata de acumular papeles, sino de poder reconstruir lo sucedido de forma ordenada.

¿Sirve cualquier correo electrónico como prueba?

No conviene dar por hecho que cualquier correo electrónico acredita por sí solo todos los aspectos necesarios.

Es importante valorar si permite identificar a las partes, conocer el objeto de la comunicación y acreditar su envío y recepción. La suficiencia de la prueba dependerá de las circunstancias y de los requisitos legales aplicables.

Por eso, antes de iniciar una negociación, puede ser conveniente decidir qué medio de comunicación ofrece mayores garantías para el caso concreto.

La confidencialidad también importa

La Ley Orgánica 1/2025 establece reglas de confidencialidad para los procesos de negociación, con las excepciones legalmente previstas.

Esto significa que no toda la información intercambiada durante un MASC puede trasladarse libremente a un procedimiento judicial. Debe distinguirse entre la acreditación de que se ha intentado negociar y el contenido de las conversaciones o propuestas realizadas.

Actuar con orden y respetar estas reglas ayuda a proteger los intereses de las partes.

Una buena organización puede evitar problemas

Imaginemos que una persona intenta resolver una reclamación durante varias semanas, pero no conserva los justificantes de las comunicaciones ni tiene ordenadas las respuestas recibidas.

Si posteriormente necesita demostrar lo ocurrido, reconstruir el proceso puede resultar complicado.

Una gestión documental adecuada permite controlar las fechas, conocer el estado de la negociación y preparar mejor los siguientes pasos.

En solucioninversa.pro consideramos que la documentación no debe dejarse para el final: debe formar parte de la estrategia desde el principio.

Conclusión

En un MASC, negociar es importante, pero también lo es poder acreditar correctamente las actuaciones realizadas. Una documentación ordenada facilita el seguimiento del conflicto y puede resultar decisiva cuando sea necesario demostrar el intento de solución previa.

En solucioninversa.pro trabajamos para que cada proceso se desarrolle con planificación, claridad y atención a los requisitos aplicables.

Contáctanos y explícanos tu caso.

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